Ръководителите на делегациите на двете общини, организатори на събитието – Антон Трифонов – зам. кмет на община Белоградчик, и Миодраг Ивкович – председател на общински съвет Княжевац, и останалите членове на комисията обсъдиха още веднъж подписания на 29 юни т.г. от ръководителите на общините протокол за провеждането на събитието.
Присъстваха представители на гранична полиция, на митническите органи, енергоснабдяване и други институции, имащи пряко отношение с организацията на Събора. Съгласно договореностите датите за провеждане на традиционния събор са 20, 21 и 22 юли 2018 г.

Първият ден границата ще бъде отворена от 13.00 до 23.00 часа българско време. Останалите два дни границата ще се отваря в 10.00ч. и ще се затваря в 24 ч. българско време в събота и в 23 часа в неделния ден.

Тържественото откриване на най-големия Международен Събор на Балканите ще се състои на 21 юли /събота/ от 13 часа. По време на срещата бяха обсъдени и въпроси свързани с културната програма на Събора, електроподаването, захранването с питейна вода, медицинското и противопожарното осигуряване, провеждането на изложби и различни инициативи, и други въпроси от организационен характер.